TWP Rechtsanwälte GmbH

Für die die Zusammenarbeit mit Mandanten und Kollegen setzte die TWP Rechtsanwälte GmbH auf eine Lösung von cyminds basierend auf NextCloud und OutlookApp.


Die Hintergründe

Die TWP Rechtsanwälte GmbH agiert als leistungsstarke und erfahrene Wirtschaftskanzlei im Bodenseeraum. Wie alle Notare, Anwaltskanzleien und Steuerberater werden sie mit dem vertraulichstem Wissen ihrer Mandanten betraut. Dieses Vertrauen muss zu 100% gewahrt bleiben und es ist deshalb besonders wichtig, dass  Daten privat und vollständig unter der Kontrolle von TWP bleiben.

 

Die Aufgabenstellung

Der Austausch sensibler Daten und Unterlagen mit den Mandanten ist nur eine Seite des Anforderungspaketes. TWP möchte Akten von unterwegs einsehen, bearbeiten und (sensible) Daten mit Mandanten austauschen können. Gleichzeitig möchten Sie dem Kunden automatisch Updates zu laufenden Projekten zur Verfügung stellen und Daten (typischerweise Office-Dokumente) gemeinsam bearbeiten können.

Auf diese Daten müssen gleichzeitig die Mitarbeiter, sowohl vom Büro, als auch von Extern (zB. HomeOffice, Besprechungen bei Partner oder direkt beim Gericht, etc.) einfach und schnell, ohne großen Aufwand, zugreifen können. Office ist ein wichtiger Bestandteil, und es sollen Attachments daher automatisch durch einen Link ersetzt werden. Eine moderne, schnelle und kostengünstige Kundenkommunikation: billiger als Briefpost, sicherer als E-Mail. Versionierung und Langzeitarchivierung der Dokumente sind dabei selbstverständlich.

Dokumente in allen möglichen Formaten sollen in Echtzeit indiziert und in einer Volltextsuche gefunden werden - erweiterte Texterkennung (OCR) und Volltextsuche sind daher ein 'must have'.

Es braucht weiters eine Umgebung, in welcher reibunglos und effizient eine Zusammenarbeit möglich ist und ein separater virtueller Datenraum eingerichtet werden kann. Die Zusammenarbeit und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sind dabei genauso wichtig, wie ein geschützter Bereich zum Einsehen ohne Downloadmöglichkeit.

Die Berufspflichten gemäß § 40 Abs 3 RL-BA 2015, und die sich daraus ergebenden Mindestanforderungen, sind sicherzustellen.

 

Die Lösung

Der Hauptgrund für den Einsatz von NextCloud als zentrale Lösung ist, dass Nextcloud dazu eine breite Palette einzigartiger Funktionen für die VDR-Nutzung durch seine Vor-Ort-Natur bietet, mit einer beispiellosen Vertraulichkeit und Kontrolle.

Ein weiterer Grund ist die Flexibilität der Software. NextCloud bietet eine zentrale Schnittstelle, und in Verbindung mit der Software cyDrive der cyminds gmbh lassen sich die Strukturen der NextCloud auf Mac und Windows als Laufwerk einbinden. Der Benutzer hat dabei die Möglichkeit Projekte als "offline" zu markieren, damit liegen alle Daten auch lokal am Rechner vor und es kann auch ohne Internetverbindung gearbeitet werden. Synchronisation und Management übernimmt dabei die Software im Hintergrund.

In Verbindung mit OnlyOffice können alle Arten von Office-Dokumenten bearbeitet werden - auch collaborativ - also gleichzeitig zB. während einer Konferenz von unterschiedlichen Teilnehmern. Die integrierte Talks-Applikation erlaubt Videokonferenzen ohne Einbindung von externen Infrastrukturen. Damit wurde für die Anwälte von TWP und deren Mandanten nicht nur ein nach Berechtigungen gesteuerter Zugang zu Dokumenten realisiert, sondern auch die Möglichkeit eines VDR für Externe geschaffen.

Die firmeneigenen Server der cyminds gmbh im Datacenter in Österreich bilden den zentralen Ort, an dem alle Daten und Dienste zusammengeführt werden.

 

Eingesetzten Produkte: NC on-premises dedicated NextCloud Server, cydrive, Elasticsearch, OnlyOffic, Outlook PlugIn

cyminds gmbh

Seestrasse 6, 6900 Bregenz, Österreich

+43 5574 52404060

office@cyminds.at

Mon - Fr: 9:00 - 12:00